TIPS & TRICKS
Online vergaderen zonder hoofdpijn of tijdsverlies? Het kan met deze tips!
Efficiënt online vergaderen
Wist je dat we in gewone omstandigheden al zo’n 10 % van onze werktijd besteden aan vergaderingen? Online vergaderen helpt om reistijden en -kosten te beperken, net als de CO2 uitstoot. Maar online vergaderen heeft zo zijn nadelen, iets waar je met deze tips gelukkig meteen komaf mee kan maken.
In deze unieke tijden wordt er meer dan ooit online vergaderd, maar dat loopt helaas niet altijd van een leien dakje. Kijk maar even naar het filmpje hieronder en zeg dan dat je die situaties niet helemaal herkent …
Wat kan er dan anders en beter? Ongeacht welke tool je gebruikt, er zijn een aantal regels voor, tijdens en na de meeting die je heel wat ergernissen kunnen besparen en de meeting een heel pak efficiënter laten verlopen.
Er zijn verschillende tools op de markt om online te vergaderen, maar die werken onafhankelijk van elkaar. Zorg er dus op voorhand voor dat je alle deelnemers informeert met welke tool je gaat bellen, zodat zij die alvast op hun computer, laptop of smartphone kunnen installeren.
Ook handig: zet een link naar de app klaar in je meeting request. Deelnemers hoeven die dan alleen maar aan te klikken om meteen mee in de meeting te kunnen instappen. Maar zelfs dan is het belangrijk dat iedereen tijdig start. De eerste 10 minuten zitten wachten op andere deelnemers is online zo mogelijk nog irritanter dan in real life.
Beperk ook het aantal deelnemers tot het absolute minimum. Nodig alleen mensen uit die daadwerkelijk iets tot de meeting kunnen bijdragen en hou daarbij de ‘two pizza rule’ van Amazon voor ogen.
Als je met twee pizza’s niet voldoende hebt om iedereen ‘rond de tafel’ eten te geven, dan ben je met te veel.
Stuur op voorhand een agenda door, met duidelijke agendapunten en een timing per item. Maak ook duidelijk wat het doel is van de meeting: wil je actiepunten overlopen? Beslissingen nemen? De status van een project bespreken? …
Last, but not least, zorg ervoor dat je in een rustige omgeving zit. Vervelende achtergrondgeluiden als een huilende baby, een blaffende hond of een sputterend espressomachine leiden af en zorgen voor irritatie bij de andere deelnemers. En het is niet omdat je thuis zit dat je je niet een beetje deftig moet kleden en in een ordelijke omgeving moet zitten. Een strijkplank met een volle mand was op de achtergrond is echt een ‘no go’.
Ook heel vermoeiend tijdens een online meeting is dat mensen soms door elkaar praten en niemand nog kan volgen. Een heel goeie tip: zet je computer op mute als je niet aan het woord bent en steek je hand op als je iets wil zeggen. Het voelt een beetje aan als op school, maar het helpt echt.
Hou de timing van de agenda in de gaten maar start sowieso met de belangrijkste punten. Kleinere punten kunnen eventueel ook nog via de telefoon en/of mail opgelost worden.
Cruciaal in elke meeting en hier nog meer: sluit af met de vraag wie doet wat wanneer?
Een uitgebreid verslag van alles wat er verteld is, is eigenlijk niet nodig. De meesten onder ons zullen dat verslag waarschijnlijk zelfs niet helemaal uitlezen … Wat wel handig is, is een actielijst die je zo snel mogelijk doorstuurt en waarin je opneemt wie wat gaat doen en tegen wanneer.
Bij sommige bedrijven wordt de tool sowieso op je laptop geïnstalleerd, wat natuurlijk makkelijk is. Als dat niet het geval is, dan kan je bv. ook deze tools installeren:
Skype
Het voordeel van Skype is dat je het op elk toestel kan installeren, maar je kan je scherm niet delen om bv. samen naar een presentatie of een spreadsheet te kijken.
Microsoft Teams
Deze oplossing vervangt het oudere Skype Business en laat wel toe om je scherm te delen. Je moet er wel een Office 365-pakket voor hebben, dus niet altijd haalbaar.
Zoom
Biedt alle voordelen en werkt ook uitstekend op tablets en smartphones, zowel pc als Mac. De kwaliteit van het beeld is het beste van de verschillende oplossingen.
Starleaf
Ook een hele goede oplossing, al is het wel raar dat je zelf in spiegelbeeld te zien bent. Waardoor je dat uithoekje van je bureau dan toch nog even moet opruimen voor je aan de meeting begint.